POLITYKA PRYWATNOŚCI

Ostatnia aktualizacja: 15/05/2026

Wersja: pp-2026-05-15

Przywiązujemy szczególną uwagę do poszanowania prywatności użytkowników odwiedzających nasz serwis Internetowy (dalej: "Serwis"), w związku z czym dokładamy najwyższej staranności, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych oraz zgodność przetwarzania z przepisami obowiązującego prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: "RODO").

W naszym Serwisie stosujemy także pliki cookie i podobne technologie. Z informacjami na temat zasad ich działania można zapoznać się w Polityce cookies.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Deep Whale sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi (90-135) przy ul. Gabriela Narutowicza 40/1 wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Łodzi, XIII Wydział Gospodarczy KRS pod nr: 0001197487 NIP: 7252359856, REGON: 542861018 (dalej: "Administrator" lub "MindCare").

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: [email protected]

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

2. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

• Przetwarzamy dane, które użytkownik przekazuje lub pozostawia korzystając z Serwisu, np. za pośrednictwem formularzy, plików cookies (w tym numery ID, dane urządzenia).
• Przetwarzamy dane Usługobiorców i Specjalistów, jak: imię i nazwisko, dane kontaktowe (adres, email, telefon), dane do rozliczeń (NIP, rachunek bankowy, dane w fakturach), dane logowania i uprawnienia.
• Przetwarzamy dane Pacjentów niezbędne do założenia i prowadzenia konta (imię, nazwisko, dane kontaktowe, dane logowania).

MindCare pełni funkcję podmiotu przetwarzającego na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA).

• Przetwarzamy dane zbierane za pomocą formularzy i newslettera (adres e-mail, imię i nazwisko, telefon).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

• Zbieramy dane osobowe użytkowników i wykorzystujemy je w celach związanych z prowadzeniem Serwisu, w tym zarządzaniem i usprawnianiem jego działania, w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit f RODO). Podanie tych danych jest dobrowolne. Dane przechowujemy przez okres istnienia naszego uzasadnionego interesu lub do momentu pozytywnego rozpatrzenia sprzeciwu.
• W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych użytkownika wiąże się ze świadczeniem usług, w tym drogą elektroniczną, gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe w celu oferowania treści lub usług (np. funkcjonalności w naszym serwisie) - prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO, art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną). Podanie danych jest wymagane przez przepisy prawa i niezbędne do zawarcia umowy i korzystania z usług. Niepodanie danych uniemożliwi zawarcie umowy. Dane przechowujemy przez okres niezbędny do zawarcia i wykonania umowy.
• Przetwarzamy dane w celu dokonania rozliczeń (art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, ustawą z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych). Podanie danych jest wymagane przez przepisy prawa. Niepodanie danych może uniemożliwić rozliczenie i korzystanie z usług. Dane przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa.
• Dane osobowe przedstawicieli Usługobiorców (tj. osób działających w imieniu Usługobiorców) przetwarzamy w celu wykonania umowy z usługobiorcami – podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit f RODO). Podanie tych danych jest dobrowolne. Dane przechowujemy przez okres istnienia naszego uzasadnionego interesu lub do momentu pozytywnego rozpatrzenia sprzeciwu.
• Możemy przetwarzać dane osobowe w celu ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit f RODO). Dane przechowujemy do czasu przedawnienia roszczeń lub zakończenia postępowania.
• W przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit f RODO). Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu otrzymywania newslettera. Dane przechowujemy przez okres istnienia naszego uzasadnionego interesu lub do momentu pozytywnego rozpatrzenia sprzeciwu.
• W przypadku skierowania do nas wiadomości (np. poprzez uzupełnienia formularza, wysłania maila), przetwarzamy dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie, bądź podjęcia innych działań, o które zwraca się nadawca wiadomości - podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO). Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu uzyskania odpowiedzi lub podjęcia przez nas innych (żądanych) działań. Dane przechowujemy przez okres istnienia naszego uzasadnionego interesu lub do momentu wycofania zgody.
• Dane osobowe przetwarzamy również w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane przechowujemy przez okres istnienia naszego uzasadnionego interesu lub do momentu pozytywnego rozpatrzenia sprzeciwu.

4. Udostępnianie danych

Administrator nie przekazuje danych osobowych organizacjom międzynarodowym.

Ponieważ Administrator korzysta z dostawców, którzy mogą przekazywać dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy (w skrócie: "EOG"), dane osobowe w niezbędnym zakresie mogą zostać przekazane poza EOG). W takim przypadku transfer danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej. W przypadku braku decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, stosowane są zabezpieczenia określone w rozdziale V RODO, w postaci min. standardowych klauzul umownych. W celu uzyskania informacji o transferach lub kopii zabezpieczeń należy kontaktować się z Administratorem.

W sytuacji, gdy będzie to konieczne, Administrator w zakresie niezbędnym udostępni dane osobowe podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, np. obsługi teleinformatycznej Platformy, hostingu, obsługi płatności doradztwo prawne, obsługę księgowo rachunkową.

5. Źródła danych

Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od podmiotów danych. Ponadto możemy otrzymywać dane dotyczące płatności od podmiotów pośredniczących w płatnościach (np. banki, instytucje płatnicze).

6. Prawa użytkownika

Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych
   Administrator na wniosek użytkownika udostępni użytkownikowi dotyczące go dane osobowe i odpowie na pytania dotyczące ich przetwarzania.
2. Prawo do żądania sprostowania danych osobowych
   Jeżeli dane osobowe przetwarzane przez Administratora są niekompletne, nieaktualne lub nieprawdziwe, wówczas użytkownik może skierować do Administratora żądanie sprostowania dotyczących go danych osobowych.
3. Prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
   Użytkownik może zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych. Jeśli prawa, interesy i wolności użytkownika przeważają nad prawami i obowiązkami oraz interesami Administratora w korzystaniu z danych osobowych, zakres przetwarzania danych osobowych zostanie ograniczony lub dane osobowe zostaną usunięte.
4. Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania
   Istnieje kilka sytuacji, w których użytkownik może żądać ograniczenia wykorzystywania przez nas dotyczących go danych osobowych, co obejmuje (ale nie ogranicza się do) przypadki, gdy:
   • skutecznie zgłosił sprzeciw ogólny (opisany powyżej);
   • kwestionuje dokładność danych osobowych, które przechowujemy;
   • korzystaliśmy z danych osobowych niezgodnie z prawem, ale nie chce, abyśmy je usuwali.
5. Prawo do żądania usunięcia danych
   Istnieją sytuacje, w których użytkownik może żądać usunięcia dotyczących go danych osobowych, co obejmuje (ale nie ogranicza się do) przypadków, gdy:
   • nie istnieje już potrzeba, abyśmy przetwarzali dane osobowe;
   • skutecznie zgłosił sprzeciw ogólny (opisany powyżej);
   • przetwarzaliśmy dane osobowe niezgodnie z prawem.
6. Prawo do przenoszenia danych
   Prawo do przenoszenia danych umożliwia przekazywanie danych osobowych pomiędzy organizacjami. Dotyczy danych, które nam dostarczyłeś. Skorzystanie z niego będzie możliwe w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany oraz na podstawie zgody lub umowy.
7. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych
   Użytkownikowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. organu zajmującego się ochroną danych osobowych - Prezesa Urzędu Ochrony Danych.
8. Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych
   Użytkownikowi przysługuje prawo do wycofania zgody na przetwarzania danych osobowych, w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.